Privatlivspolitik

Dataansvarlig

Vi er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi behandler om vores kunder og samarbejdspartnere. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

Det er ikke et krav, at vores virksomhed har en ekstern DPO, men hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, så kan du kontakte os via mads@syv.ai.

Behandlingsaktiviteter

Som dataansvarlig jf. GDPR, så har vi følgende behandlingsaktiviteter.

Besøg på hjemmeside

Når du besøger vores hjemmeside, så anvender vi cookies for at hjemmesiden kan fungere, hvilket du kan læse mere om i vores cookiepolitik.

Kommunikation med potentielle kunder

Når du har spørgsmål til vores side, eller ønsker at høre mere om vores services, så kan du kontakte os via:

• Kontaktformular
• Email
• Telefon

Herigennem vil vi behandle dine personoplysninger, så vi kan indgå i en dialog med dig, fx ved at svare på spørgsmål om vores ydelser. Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation.

Vi vil typisk behandle følgende almindelige oplysninger: navn, email og telefonnummer.

Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.

Vi sletter vores kommunikation med dig, når det står klart, om du ønsker vores ydelser eller ej.

Skulle der i et særligt tilfælde opstå et behov for at opbevare dine personoplysninger i længere tid, vil dette kunne være tilfældet.

Kunder

Vi har behov for at kommunikere med vores kunder, så vi sikrer os, at ydelsen leveres korrekt. Herigennem kan vi behandle oplysninger om navn, adresse, ydelser, særlige aftaler, betalingsinformationer og lignende.

Hjemlen til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b.

Når ydelsen er leveret, og eventuelle udeståender er afsluttede, vil vi umiddelbart herefter slette personoplysningerne.

Nyhedsbrev

Vi har et nyhedsbrev, som det er frivilligt at tilmelde sig – og du kan altid framelde dig dette igen.

Formålet med nyhedsbrevet er at sende de tilmeldte mails med ny information fra virksomheden, som kan omhandle nyt indhold på hjemmesiden eller annoncering af vores ydelser.

Vi vil kun sende dig mails, hvis du har givet dit aktive samtykke til dette. Det kræver i første omgang, at du angiver din mailadresse, hvorefter vi sender en bekræftelsesmail, så du kan bekræfte din tilmelding. På denne måde sikrer vi, at du selv har tilmeldt dig nyhedsbrevet (aktivt samtykke).

Vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger (dvs. mailadressen) i forbindelse med nyhedsbrevet vil være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a.

Vi vil behandle dine personoplysninger, så længe du er tilmeldt nyhedsbrevet. Ved afmelding stopper vi samtidig al udsendelse. Har vi ikke sendt dig et nyhedsbrev i 1 år, bortfalder dit samtykke som følge af passivitet.

Ved framelding gemmer vi dit tidligere samtykke i 2 år efter, at det senest er anvendt, jf. forældelseskrav efter Forbrugerombudsmandens spamvejledning, afsnit 11.3.

Bogføring

Vi skal gemme alle regnskabsbilag jf. bogføringsloven. Det betyder, at vi gemmer fakturaer og lignende bilag til brug for regnskabsføring. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse og ydelsesbeskrivelse.

Vores hjemmel til at behandle personoplysninger til bogføringen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra.

Vi opbevarer disse oplysninger i minimum 5 år efter, at indeværende regnskabsår er afsluttet.

Jobansøgninger

Vi tager glædeligt imod jobansøgninger med henblik på at vurdere, om de matcher et ansættelsesbehov i vores virksomhed.

Hvis du sender din jobansøgning til os, er vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.

Hvis du sender en uopfordret ansøgning, vil HR straks vurdere, om din ansøgning er relevant og herefter slette dine oplysninger, hvis der ikke er et match.

Hvis du ansøger til et opslået job, bortskaffer vi din ansøgning, hvis du ikke ansættes, umiddelbart efter at den rette kandidat er fundet.

Hvis du indgår i et rekrutteringsforløb og/eller ansættes, vil vi give dig særskilt information om, hvordan vi behandler dine personoplysninger i denne forbindelse.

Databehandlere

Få kan klare alt selv – det samme gælder os. Vi har derfor samarbejdspartnere samt benytter os af leverandører, hvoraf nogle kan være databehandlere. Eksterne leverandører kan eksempelvis levere systemer til at organisere vores arbejde, services, rådgivning, IT-hosting eller markedsføring.

Vores underdatabehandlere er:

• Microsoft Danmark A/S

  CVR-nr.: 13612870

  Adresse: Kanalvej 7, 2800 Kongens Lyngby

  Beskrivelse af behandling: Anvendes til at forstå brugernes forespørgsler og danne svar ud fra dem.

• Hetzner Online GmbH

  CVR-nr.: DE 812871812

  Adresse: Sigmundstraße 135, 90431 Nürnberg, Tyskland

  Beskrivelse af behandling: Anvendes til at hoste ailex.dk

Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger behandles ordentligt. Derfor stiller vi høje krav til vores samarbejdspartnere, og vores partnere skal garantere, at dine personoplysninger er beskyttet. Vi indgår derfor aftaler med de virksomheder (databehandlere), der håndterer personoplysninger på vores vegne, for at højne sikkerheden af dine data.

Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver ikke dine personoplysninger til tredjemand.

Profilering og automatiserede afgørelser

Vi foretager ikke profilering eller automatiserede afgørelser.

Tredjelandeoverførsler

Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller som opbevarer data i EU/EØS. I nogle tilfælde er dette ikke muligt, og her kan der benyttes databehandlere udenfor EU/EØS, hvis disse kan give dine personoplysninger en passende beskyttelse.

Behandlingssikkerhed

Vi sikrer behandlingen af personoplysninger ved at have indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.

Vi har udført risikovurderinger af vores behandling af personoplysninger og herefter indført passende tiltag for at øge sikkerheden.

En af vores vigtigste foranstaltninger er at holde vores medarbejdere opdaterede om GDPR gennem løbende awareness-træning, GDPR-kurser samt gennemgang af vores GDPR-procedurer.

De registreredes rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os, så vi kan hjælpe dig med dette.

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, samt yderligere relevante oplysninger.
• Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
• Ret til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet dine oplysninger, inden den generelle sletning foretages.
• Ret til begrænsning af behandling: I visse tilfælde kan du få behandlingen af dine oplysninger begrænset. Hvis denne ret benyttes, må vi kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på retskrav, retsforfølgning eller for at beskytte en persons eller væsentlige samfundsinteresser.
• Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores lovlige behandling af dine oplysninger – herunder også til direkte markedsføring.
• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Du har ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt til at få overført disse oplysninger til en anden dataansvarlig uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som findes på www.datatilsynet.dk.

Tilbagetrækning af samtykke

Når vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at trække dette samtykke tilbage.

Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med, hvordan vi behandler dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.